1 / GENERALITES :
L’Hivernal Retord Trail est une épreuve de Trail Running organisée par l’association Les Intenses Sessions en collaboration avec la société Yaka Events.
2 / LIEU :
L’épreuve se déroule sur le Plateau de Retord dans le département de l’Ain au départ de la Station de ski des Plans d’Hotonnes, 01260 Haut-Valromey, le samedi 11 Mars 2023.
3 / CONDITIONS DE PARTICIPATION :
3a / L’évènement est ouvert à toutes les personnes, homme ou femme de toutes les catégories, des catégories : Baby Athlé nées en 2017 et après, jusqu’au Master nées en 1988 et avant.
Le Tour du Plateau Solo est accessible à partir de la catégorie Espoir.
Le Tour du Plateau Relais x2 à partir de la catégorie Junior.
Les Crêtes de Retord est accessible à partir de la catégorie Junior.
Les Balcons des Plans est accessible à partir de la catégorie Cadets.
L’Olympique du Stade est accessible à partir de la catégorie Minimes.
Les catégories, Benjamin, Poussins et Éveil Athlétique pourront participer aux différentes courses de L’HR Kids organisés en collaboration avec l’Ecole de Ski Français des Plans d’Hotonnes..
3b / Pour les coureurs licenciés : Dans le cadre de la mise en place des règles de sécurité, l’organisateur s’assurera, au regard de l’article L.231-3 du Code du Sport, que les participants sont : – titulaires d’une Licence Athlé Compétition, d’une Licence Athlé Entreprise, d’une Licence Athlé Running (Santé Loisirs option « Running ») ou d’un Pass’Running délivrés par la Fédération Française d’Athlétisme et en cours de validité au jour de l’épreuve. Les coureurs licenciés de la Fédération Française d’Athlétisme devront impérativement joindre la photocopie de la licence ou du Pass’ Running 2022-2023. – ou titulaires d’une Licence sportive au sens de l’article L.131-6 du code du sport délivrée par une fédération uniquement agréée et sur laquelle doit apparaître, par tous moyens, la non contre-indication à la pratique de l’Athlétisme en compétition ou de la Course à pied en compétition.
3c / Les coureurs non licenciés, ou les coureurs licenciés à une autre fédération devront joindre au bulletin d’inscription l’original du certificat médical ou sa photocopie de non contre-indication à la pratique de la course à pied EN COMPÉTITION ou à l’athlétisme en compétition datant de moins d’un an à la date de l’épreuve en langue française. Ce document sera conservé en original ou en copie par l’organisateur en tant que justificatif en cas d’accident. Aucun autre document ne peut être accepté pour attester de la présentation du certificat médical. La validité de la licence ou du certificat médical s’entend le jour de la manifestation. ATTENTION : La responsabilité des organisateurs étant directement engagée, aucune inscription ne sera enregistrée si la preuve n’est pas faite de l’existence du certificat médical par sa présentation directe.
3d/ Cas particuliers pour les coureurs étrangers : L’obligation de présenter un certificat médical de non contre-indication à la pratique de l’athlétisme ou de la course à pied en compétition, s’applique à tous les coureurs étrangers, y compris engagés par un Agent Sportif d’Athlétisme. Le médecin effectuant le certificat médical peut être situé ou non sur le territoire national. Il doit être rédigé en langue française, daté, signé et permettre l’authentification du médecin.
3e/ DROITS D’INSCRIPTIONS :
Les prix d’inscriptions sont fixés par course et par personne :
30 € – Le Tour de Plateau jusqu’au 11 Février 2023 inclus puis 35 Euros
35 € – Le Tour du Plateau en Relaix x2 jusqu’au 11 Février 2023 inclus puis 40 Euros
20 € – Les Crêtes de Retord jusqu’au 11 Février 2023 inclus puis 25 Euros
12 € – Les Balcons des Plans jusqu’au 11 Février 2023 inclus puis 15 Euros
8 € – L’Olympique du stade by ESF (Tarif unique)
5 € – HR Kids by ESF (Tarif unique)
Le tarif d’inscription comprend (pour les courses adultes) :
– Un cadeau de bienvenue personnalisé aux couleurs de la course
– Le chronométrage par puce
– Les ravitaillements
– Votre vidéo finisher téléchargeable
– Diplôme Finisher téléchargeable en ligne
– Tombola sur tirage au sort des dossards arrivés avec de nombreux lots de qualité
– De nombreux lots de qualité pour les podiums.
3f/ INSCRIPTIONS / ANNULATION :
Tout engagement est nominatif, ferme et définitif ; il ne pourra faire l’objet d’un remboursement ni d’aucune indemnité pour quelque motif que ce soit, sauf si le coureur a souscrit une assurance au moment de son inscription ou s’il présente un certificat médical.
L’organisation se réservant le droit d’annuler la manifestation en cas de force majeure ou de survenance d’un événement susceptible de nuire à la sécurité et/ou à la santé des coureurs. Dans le cas d’une annulation, les participants seront informés à l’adresse mail fournie lors de leur inscription.
Si l’annulation nous est contraint et forcé (exemple : en raison d’une pandémie), nous procéderons au fonctionnement :
Remboursement 85% si annulation avant le 11 février 2023
Remboursement 70% si annulation après le 11 février 2023
4 / BONNE CONDUITE :
Les coureurs s’engagent à emprunter l’itinéraire complet et ce dans le meilleur esprit sportif possible et sans aide extérieur. Il appartient à chaque coureur de porter assistance à toute personne en danger et de prévenir les secours.
Nous serons particulièrement vigilants et prononcerons une mise hors course immédiate en cas :
- de jets de détritus, emballages en tout genre, hors des poubelles prévues à cet effet.
- de comportement agressif, irrespectueux envers des riverains et/ou des bénévoles.
- de comportement anti-sportif ou mettant en jeu la sécurité des autres concurrents.
- de sortie volontaire de l’emprise des chemins balisés.
- d’utilisation de dispositifs sonores en dehors du site de départ.
Les bénévoles et les membres du staff d’organisation veilleront aux respects de ces règles sous peine de mise hors course.
5 / SÉCURITÉ ET ASSISTANCE MÉDICALE :
Deux postes de secours seront mis en place pour la course, un sur le site de départ aux Plans d’Hotonnes et un autre à Cuvéry.
Deux équipes mobiles seront en charge des interventions et évacuations sur l‘ensemble du parcours.
Ces équipes seront composées de pisteurs secouristes.
Il appartient à un coureur en difficulté ou sérieusement blessé de faire appel aux secours :
– en se présentant au poste de secours ou au médecin
– en demandant à un autre coureur ou à toute personne de prévenir les secours.
Il appartient à chaque coureur de porter assistance à toute personne en danger et de prévenir les secours.
Un coureur faisant appel à un secouriste se soumet de fait à son autorité et s’engage à accepter ses décisions. Les secouristes sont en particulier habilités à :
-mettre hors course (en invalidant le dossard) tout concurrent inapte à continuer l’épreuve
-faire évacuer par tout moyen à leur convenance les coureurs qu’ils jugeront en danger.
-faire hospitaliser à leur convenance les coureurs dont l’état de santé le nécessitera.
En cas d’impossibilité de joindre le poste, vous pouvez appeler directement les organismes de secours (plus particulièrement si vous vous trouvez dans une zone « urgences seulement » N° 112.
6 / DISTANCE ET PARCOURS :
Les participants s’engagent à suivre l’itinéraire, prévu selon leur choix de format de course, et ce dans le meilleur esprit sportif possible. Le balisage sur le terrain prévaut sur la trace GPX fourni par l’organisation. Chaque coureur doit rester sur le chemin balisé.
Tout coureur qui s’éloigne volontairement du chemin balisé n’est plus sous la responsabilité de l’organisation.
Les parcours peuvent emprunter des propriétés privées et des espaces naturels protégés, l’intégralité des itinéraires ne sont accessibles que le jour de la course.
Le Tour du Plateau – 30km / 760m D+ https://tracedetrail.fr/fr/trace/trace/199282
Les Crêtes de Retord – 19KM / 550m D+ https://tracedetrail.fr/fr/trace/trace/177578
Les Balcons des Plans – 9km / 230m D+ https://tracedetrail.fr/fr/trace/trace/199295
L’Olympique du Stade by ESF https://tracedetrail.fr/fr/trace/trace/199285
HR Kids by ESF : Parcours ludiques sur les abords du Stade International de Biathlon des Plans d’Hotonnes.
Les distances et itinéraires sont indiqués à titre indicatif et l’organisation se réserve le droit de modifier le parcours en fonction des conditions météorologiques et des conditions d’enneigement. Ils seront actualisés sur le site internet de l’organisation.
Des barrières horaires seront mises en place par l’organisation en fonction des conditions météorologiques et d’enneigement, elles seront actualisées sur le site internet de l’organisation.
7 / CHRONOMÉTRAGE :
Le chronométrage sera assuré par un dispositif à la cheville ou au dossard par la société YAKA CHRONO, chronométreur agréé par la Fédération Française d’Athlétisme.
Chaque concurrent doit installer son dossard et le bracelet, fournis par l’organisation comme indiqué sans y apporter de modification.
Des contrôles électroniques seront installés sur le parcours. Les concurrents qui ne seront pas enregistrés à ces points de contrôle pourront être disqualifiés.
8 / DOSSARDS :
La distribution des dossards se fera sur le site de 14h à 18h le samedi 11 Mars. *jusqu’à 15h15 pour les courses enfants.
Les horaires pourront être modifiées par l’organisation et seront actualisées sur le site internet de l’organisation.
Un dossard sera remis individuellement à chaque coureur, celui-ci doit être visible en permanence durant toute la durée de la course.
9 / DEROULEMENT DE L’EPREUVE :
Samedi 11 Mars
A partir de 14h : Ouverture du Retrait des dossard
A partir de 15h30 : HR Kids Course à pied enfants (4 ans / 13 ans) – Biathlon avec l’Ecole de Ski Français des Plans d’Hotonnes
17h00 : Départ Olympique du Stade by ESF
18h00 : Départ Commun Les Crêtes de Retord / Le Tour du Plateau solo et relais x2
18h30 : Départ Les Balcons des Plans
18h45 : Remise des Prix Olympique du stade by ESF
22h/22h30 Cérémonie Protocolaire Hivernal Retord Trail 2023
Les horaires pourront être modifiées par l’organisation et seront actualisées sur le site internet de l’organisation.
10 / CLASSEMENTS ET RECOMPENSES :
Les classements provisoires seront affichés sur le site, les classements officiels seront consultables en ligne sur le site de Yaka-Chrono : http://www.yaka-events.com/yaka-chrono/yaka-chrono-live
HR Kids by ESF :
Cadeaux pour tous les participants, BABY (4-6 ans), EVEIL ATHLETIQUE (7-9 ans)
Cadeaux pour tous les participants, POUSSINS (10-11 ans), BENJAMINS (12-13ans)
Olympique du Stade by ESF :
- le premier Minimes : 14-15 ans Homme
- la première Minimes : 14-15 ans Femme
- le premier Cadets : 16-17 ans Homme
- la première Cadets : 16-17 ans Femme
- le premier Juniors : 18-19 ans Homme
- la première Juniors : 18-19 ans Femme
- le premier Espoirs : 20-22 ans Homme
- la première Espoirs : 20-22 ans Femme
- les 3 premiers SCRATCH Homme
- les 3 premières SCRATCH Femme
Les Balcons des Plans :
- les 3 premiers Cadets : 16-17 ans Homme
- les 3 premières Cadets : 16-17 ans Femme
- les 3 premiers Juniors : 18-19 ans Homme
- les 3 premières Juniors : 18-19 ans Femme
- les 3 premiers Espoirs : 20-22 ans Homme
- les 3 premières Espoirs : 20-22 ans Femme
- les 3 premiers Master Homme
- les 3 premières Master Femme
- les 3 premiers SCRATCH Homme
- les 3 premières SCRATCH Femme
Les Crêtes de Retord :
- les 3 premiers Juniors : 18-19 ans Homme
- les 3 premières Juniors : 18-19 ans Femme
- les 3 premiers Espoirs : 20-22 ans Homme
- les 3 premières Espoirs : 20-22 ans Femme
- les 3 premiers Master Homme
- les 3 premières Master Femme
- les 3 premiers SCRATCH Homme
- les 3 premières SCRATCH Femme
Le Tour du Plateau :
- les 3 premiers Espoirs : 20-22 ans Homme
- les 3 premières Espoirs : 20-22 ans Femme
- les 3 premiers Master Homme
- les 3 premières Master Femme
- les 3 premiers SCRATCH Homme
- les 3 premières SCRATCH Femme
- la 1ère équipe Homme / Femmes / Mixte sur le relais x2
11 / ASSURANCES
Les Intenses Sessions sont, conformément à la loi, assurées en responsabilité civile professionnelle, auprès de la compagnie MAIF cependant ces garanties ne peuvent se substituer à l’assurance individuelle dont chaque participant doit être titulaire. Cette assurance responsabilité civile garantit les conséquences pécuniaires de sa responsabilité, de celle de ses préposés.
Individuelle accident : Chaque concurrent ( ou sa société ) doit obligatoirement être en possession d’une assurance individuelle accident couvrant d’éventuels frais de recherche et d’évacuation. Une telle assurance peut être souscrite auprès de tout organisme au choix du concurrent.
L’entreprise qui s’engage sur l’Hivernal Retord Trail certifie avoir pris toutes les dispositions utiles pour la couverture juridique et les dommages de ses salariés participants au programme. L’entreprise ne pourra pas se retourner contre l’association Les Intenses Sessions pour tout préjudice ou dommage causé à un de ses salariés participant à l’HRT 2023.
12 / Les Intenses Sessions déclare se donner l’obligation de moyen, afin d’assurer la sécurité des participants.
13 / CONTRÔLE ANTIDOPAGE :
Il peut avoir lieu sur place. Dans ce cas, les personnes sélectionnées devront se soumettre aux directives du médecin de l’AFLD. Les personnes contrôlées recevront leurs récompenses dès la connaissance des résultats antidopage.
14 / UTILISATION D’IMAGES :
L’inscription aux Intense Sessions ( course et actions associées) implique l’acception de tout concurrent de l’utilisation de son image comme suit : « J’autorise expressément les organisateurs de “Hivernal Retord Trail”, ainsi que leurs ayants droit tels que les partenaires et médias, à utiliser les images fixes ou audiovisuelles sur lesquelles je pourrais apparaître, prises à l’occasion de ma participation, sur tous supports y compris les documents promotionnels et/ou publicitaires, dans le monde entier et pour la durée la plus longue prévue par la loi, les règlements, les traités en vigueur, y compris pour les prolongations éventuelles qui pourraient être apportées à cette durée ».
15 / CNIL :
Les données personnelles communiquées par les participants sont destinées au personnel habilité de la société responsable du traitement de ces données. Ces données sont utilisées afin d’assurer le traitement des inscriptions des participants. Les participants sont susceptibles de recevoir par email des informations concernant l’épreuve sur laquelle ils sont inscrits ainsi que sur d’autres manifestations. Les participants peuvent être amenés à recevoir des informations et/ou propositions d’autres sociétés ou associations partenaires.
Les informations recueillies sont enregistrées dans une base de données Yaka Events pour la gestion des newsletters. Elles sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans et sont destinées exclusivement à l’Hivernal Retord Trail ainsi qu’aux événements Yaka Events.
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier ou supprimer en contactant l’organisation: par email à l’adresse contact@yaka-events.com, ou courrier postal, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé à Yaka Events, Hivernal Retord Trail, 32 rue de Lyon 71000 MACON. Vous pouvez également vous désabonner des newsletters en vous rendant directement en bas de l’une des newsletters que vous recevez. Vos demandes seront prises en compte dans un délai maximum de 48 heures – jours ouvrables-, sauf pour les demandes transmises par courrier postal, qui requièrent un délai de 10 jours.
16 / Espace Naturel protégé – Natura 2000 :
Dans le cadre de la préservation des espaces naturels protégés, notre manifestation est soumise à plusieurs contraintes et restrictions :
- Interdiction de sortir de l’emprise des chemins balisés.
- Interdiction de laisser des déchets sur l’ensemble du site.
- Interdiction de stationnement des véhicules en dehors de zones délimitées par l’organisation.
- Interdiction d’utilisation de dispositifs sonores sur le parcours (hors Stade de Biathlon)
- Interdiction d’utilisation d’engins motorisés (hors services pistes)
Les bénévoles et les membres du staff d’organisation veilleront aux respects de ces interdictions sous peine de mise hors course.
Lors de l’inscription le participant s’engage à respecter ces règles et les communiquer à tous ces accompagnants. Le non-respect de ces règles de la part des accompagnants peut engendrer la mise hors course immédiate du coureur par la direction de course ainsi que des poursuites pénales pour les personnes concernées.
17 / Lutte contre la propagation du Coronavirus :
Dans le cadre de la Lutte contre la propagation du Coronavirus, notre manifestation peut être soumise à plusieurs contraintes et restrictions : Un Protocole COVID sera établi par l’organisation selon les restrictions en vigueur à la date de l’événement. Ce protocole sera disponible sur le site internet de l’événement et envoyé à l’ensemble des participants à partir du 1er février 2023.
Lors de l’inscription le participant s’engage à respecter les règles de ce protocole et à communiquer ces règles à tous ces accompagnants.
Le non-respect de ces règles de la part des accompagnants peut engendrer la mise hors course immédiate du coureur par la direction de course ainsi que des poursuites pénales pour les personnes concernées.
18 / ENGAGEMENT CONTRACTUEL :
L’inscription d’un participant atteste qu’il a pris connaissance de ce règlement et qu’il s’engage à en respecter sans restriction l’ensemble des dispositions.